Les enjeux de la GED (gestion électronique des documents), peuvent et doivent, être au coeur des préoccupations des entreprises. Tant pour la marque employeur, que pour s’assurer de respecter le cadre légal, mais aussi pour réduire les coûts internes. Découvrons ensemble les principaux enjeux de cette GED, mais aussi ses limites.
Sommaire
Qu'est-ce que la GED ?
Le but d’une GED est d’organiser les documents électroniques d’une entreprise dans une seule et même interface. En plus de centraliser les informations, la GED permet également dans certains cas de partager ces documents et de les archiver de manière durable.
Dans notre secteur, celui des ressources humaines, les logiciels de GED font le lien entre l’employeur et les collaborateurs. L’entreprise peut en effet lui transmettre son contrat de travail ou ses bulletins de paies par exemple. Et, vice versa, le collaborateur peut également transmettre ses documents personnels (RIB, Carte d’Identité …) à son employeur.
L’intérêt est encore plus grand pour les employeurs recrutant des collaborateurs en contrat court, notamment en CDDU. En effet, la multiplicité des contrats engendre un volume de document plus important. Avec un logiciel de GED, l’entreprise transmet ainsi automatiquement les certificats de travail, les attestations d’assurance chômage (ou encore les AEM pour les intermittents du spectacle) à la fin de chaque contrat.
Le GED va de pair avec la dématérialisation des documents. En effet, il est possible de stocker des documents papiers dans le logiciel en les scannant, mais cela rajoute une étape au processus et s’avère être une perte de temps. La mise en place d’un système de GED permet alors à l’entreprise de remettre en question ses process pour les rendre plus fluides, en les numérisant intégralement.
Les enjeux de la GED
Les enjeux de la GED sont multiples au sein de l’entreprise. On peut les regrouper en trois catégories : les enjeux économiques, les enjeux organisationnels et les enjeux réglementaires.
Les enjeux économiques de la GED
Au cœur des préoccupations des entreprises, la mise en place d’une GED peut grandement influer sur les dépenses de l’entreprise, directement et indirectement d’ailleurs.
- Un système de GED permet à l’entreprise de réduire ses achats de fournitures. Et ce, pour chaque étape de la vie du document. Ainsi, l’entreprise réduit les frais de papier ou d’encre, nécessaire à l’impression du document. Tout comme elle supprime les frais d’envoi, enveloppes et autres frais postaux. Mais aussi, et surtout, les frais d’archivages, qui nécessitent parfois d’y dédier des salles entières.
- La mise en place d’un système de GED aide également à augmenter la productivité des équipes. En effet, s’il est plus rapide d’envoyer un mail, qu’un courrier par la poste, l’utilisation d’un espace dédié en ligne est encore plus probant. De la même manière, le gain de temps lié à la recherche de document participe à l’augmentation de la productivité.
Les enjeux organisationnels de la GED
La GED a également un impact dans la gestion organisationnelle de l’entreprise.
La gestion électronique des documents participe à une meilleure circulation de l’information. Et ce, tant envers les salariés, qu’envers les membres de l’entreprise. Ainsi, une entreprise ayant des sites distants, pourra améliorer la communication et le partage de documents via la GED.
En outre, la gestion électronique des documents permet de limiter les erreurs. Tant au niveau de l’archivage, que lors de l’envoi de document. La gestion informatique permet une traçabilité qui réduit les erreurs et facilite leurs rectifications.
De plus, si la GED s’est substitué aux échanges postaux, elle s’est également substitué aux échanges de mails. Les mails surchargent les services RH de documents incomplets, non qualifiés, qui demandent un retraitement et qui peuvent, in fine, se perdre dans le flux des nombreux mails reçus par jours. Avec la GED, ce processus est simplifié et les échanges de mails interminables n’ont plus lieux d’être.
Les enjeux réglementaires de la GED
Un autre enjeu de la GED est le respect du cadre légal.
En effet, l’informatisation des données garantit leur sécurité. Vous pouvez ainsi vous assurer que seules les personnes autorisées puissent avoir accès à certains documents. Il en est de même pour vos salariés, qui peuvent avoir accès à leurs informations personnelles.
De plus, la GED facilite l’archivage des données, et les sauvegarde des risques de destruction. Vos documents sont protégés contre les aléas.
La GED contrôle également les pièces transmises par les collaborateurs, vous êtes certain d’avoir en votre possession tous les documents obligatoires.
Enfin, la gestion électronique des documents vous garantit de l’authenticité de ces derniers. En effet, vous vous assurez que c’est bien le document que vous avez émis, et non une copie. De plus, couplée à la signature électronique, vous vous préservez des falsifications.
En savoir plus sur l’Annexe 8 et 10
Les limites de la GED
Mais, comme rien n’est jamais parfait, avec les avantages viennent les limites. Et la GED en compte quelques-unes. Les principales limites sont, comme vous allez le voir, principalement liées à la technique.
Le lien avec le logiciel métier ?
Pour qu’un logiciel de GED soit efficace, il doit être en capacité de faire le lien et de récupérer les documents depuis votre logiciel métier. Cela vous évite de devoir exporter les documents d’un logiciel pour les réimporter dans l’autre.
Or, il existe une multitude de logiciels de GED et une multitude de logiciels métier, parfois propres à l’organisation. L’interopérabilité entre les deux n’est pas toujours garantie.
Heureusement, Vortys remplace ces deux logiciels ! En effet, Vortys est votre logiciel métier de gestion RH et votre logiciel de GED RH. Tout se passe au même endroit, pour vous faciliter toujours plus la tâche.
L'investissement humain ?
Un autre frein peut également être l’investissement humain qui va de pair avec la mise en place d’un nouveau logiciel (qu’il soit de GED ou pas d’ailleurs). Il faut former les salariés à l’utilisation de ce nouveau logiciel, faire intégrer les nouveaux process, les faire appliquer … L’investissement est lourd et peut prendre du temps avant d’être totalement intégré dans l’organisation.
Avec Vortys, ce problème ne se pose pas. Si vous utilisez déjà Vortys pour vos process RH, l’utilisation de la GED est une simple nouvelle fonctionnalité. L’interface reste la même, pas besoin de tout réapprendre de zéro ! Une fois la fonctionnalité activée, vous l’utilisiez de manière autonome.
La gestion en interne ?
Enfin, un problème majeur en matière de GED, et de dématérialisation des données de manière générale, est le stockage. Généralement, les logiciels de GED sont installés directement sur les serveurs de l’entreprise. Mais imaginez la place que prennent l’ensemble des archives de l’entreprise par an. Vous voyez le problème qui se pose après quelques années ?
Les serveurs de l’entreprise ne sont initialement pas prévus pour ça. Ils sont rapidement surchargés. Votre entreprise se retrouve également dans l’obligation d’assurer les sauvegardes de données, qui doivent être sécurisées. Vous devez être en capacité de pallier à tout problème.
Avec une solution SaaS, Vortys répond à cette problématique. Vos données sont hébergées sur nos serveurs sécurisés situés en France. En plus, vous pouvez accéder à votre compte depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
