Un besoin, une fonctionnalité

Candidathèque

Avec Vortys, vous pouvez mémoriser les données et compétences de vos intervenants et faciliter la recherche de profils spécifiques pour répondre aux besoins de vos prestations. Vortys devient votre vivier de ressources humaines dont vous avez besoin pour accomplir vos missions. 

Déléguer la saisie des données

Vortys allège la charge de travail de votre service RH et vous permet de déléguer les saisies au plus proche de l’information. Fini les mails échangés pour transmettre les coordonnées de vos salariés. Les opérationnels deviennent autonomes, et votre personnel RH conserve un rôle de validation des actions menées sur le terrain. 

Gestion électronique des documents

Vortys vous donne la possibilité de constituer une bibliothèque de documents associée à chacun de vos salariés. Facilitez la collecte de ces documents au format numérique, transmis par vos salariés. Leur contrôle et leur fourniture comme preuve de conformité s’en trouvent simplifiés, et vous suivez la validité de ces documents (carte d’identité, passeport, titre de travail, etc.). Vous êtes ainsi en mesure de répondre aux contrôles légaux, et aux attentes de suivi imposés par vos donneurs d’ordres. 

Automatisation des contrats et des dpae

Moins de 3 minutes pour saisir un contrat de A à Z et seulemenquelques secondes par duplication. Les éléments fixes sont automatisés, les paramètres variables sont limités à vos seuls besoins tout en restant évolutifs. Les DPAE sont émises à partir des saisies des contrats et deviennent totalement automatisées. Vous gagnez en productivité, en contrôle et en souplesse. 

Modèles de contrats adaptables

Vortys reprend vos modèles de contrats existants et automatise leurs éditions. Sorte de publipostage piloté, la création des contrats limite les saisies tout en restant adaptable à vos contraintes. Vous pouvez définir différents types de modèles de contrats ou avenants en fonction du type d’activité (CDD, CDDU, CIDD, CDI, cession de droits…). Pour chaque modèle, vous pouvez définir derègles qui déclenchent au besoin des clauses spécifiques. 

signature electronique

Intégrez l’un des différents modules de signature électronique reconnus sur le marché à Vortys de manière transparente. En présentiel ou à distance, vous digitalisez le process de signature des contrats émis et validés en amont. Vos salariés bénéficient d’une solution dématérialisée, reconnue et sécurisée. Votre entreprise se protège de litiges potentiels. 

Organisation des commandes

Pour constituer vos équipes dédiées à une prestation, organisez vos besoins sous forme de commandes avec Vortys. Déterminez le nombre de personnes, les fonctions nécessaires, et planifiez les horaires. Suivez le recrutement des profils recherchés de leur sélection jusqu’à leur confirmation. Les contrats seront alors automatiquement générés. 

Reporting collaborateurs

Pour vos clients qui réclament des rapports d’activité quotidiens ou hebdomadaires, Vortys permet de construire le questionnaire à compléter pour chacune de vos opérations. Vous suivez la collecte de ces informations réalisées auprès de vos salariés. La restitution des résultats globalisés auprès de votre client est ensuite automatique et vous allège de tout travail fastidieux de compilation de données.

Saisie des heures intelligente

Ensemble, nous mettons en place les règles de calcul et de déclenchements des éléments variables nécessaires à l’établissement des paies, en fonction des données renseignées dans les contrats. Ces automatismes facilitent la gestion des volumes de contrats dans le mois. Vous appliquez des formules évaluées selon vos besoins. Le traitement des régularisations  et le traitement des particularités deviennent l’exception et s’en trouvent simplifiés.

Particularités intermittents

Population spécifique par nature, Vortys prend en compte les particularités de gestion des Intermittents. Vous identifiez le n° de Congés Spectacle de vos salariés. Le n° d’Objet Pôle Emploi est mémorisé pour chacune de vos opérations, et est repris automatiquement sur les contrats et bulletins de vos salariés. Vous limitez les emplois utilisables en fonction de votre code NAF et Convention Collective pour respecter les listes d’emplois de l’Annexe 8. La gestion particulière des heures par cachet peut être automatisée. 

Gestion analytique

Vortys propose de multiples possibilités de découpages pour s’adapter à votre gestion analytique : par client, budget, établissement, secteur… Vortys vous garantit de suivre vos coûts et revenus selon les axes que vous avez définis au sein de votre entreprise.

Notes de frais

Vortys offre un outil simple et efficace de saisie des demandes de remboursement à vos salariésVortys canalise les flux des notes de frais en garantissant le respect des règles définiepar votre établissement (montants, dates …) et optimise leur traitement. Vortys vous permet de mettre en place un workflow de validation des demandes saisies, et automatise leur prise en compte pour paiement, soit via la paie (remboursement sur bulletin de salaire), soit par préparation de virements bancaires indépendants. 

workflow de validations

Que ce soit pour la validation des données personnelles de vos salariés, les notes de frais ou encore les demandes d’acomptesvous décidez des personnes ou des groupes de personnes devant intervenir pour en formaliser l’accord, avec la possibilité de mettre en place une chaîne de validation.

Facturation

Prestations en fonction de vos embauches de personnels, de biens et services tarifés selon la quantité, ou au forfait, Vortys traite votre facturationVous préparez, contrôlez puis validez vos pièces qui sont naturellement archivéesDes fonctionnalités de tris et sous-totaux élaborés permettent de répondre aux attentes de présentation souhaitées pour vos factures.  

Préparation de fichiers SEPA

Vortys produit les fichiers au format SEPA et vous garantit un transfert automatisé de vos ordres bancaires, sans ressaisie. Pour le paiement des notes de frais par virement, ou pour un règlement de vos factures par prélèvement, Vortys vous fournit la réponse technique à vos interfaces bancaires.  

intégration à vos autres logiciels

Vortys s’adapte à divers formats de logiciels et vous assure une intégration des données collectées à vos outils de traitement de paie ou à votre système comptable. Ouvert, Vortys communique avec vos autres éléments de votre environnement de travail.  

droits d'accès

Que vous ayez une organisation réduite ou étendue, Vortys vous assure de donner à chacun de vos utilisateurs les droits sur les seuls éléments auxquels ils doivent avoir accès (par option, par client/opération, par établissement …). Vortys vous donne toute la flexibilité nécessaire en matière de gestion des droits.