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La signature électronique, c’est quoi et comment ça marche ?
Dans le cadre d’une signature électronique, le signataire reçoit par mail un lien vers une URL unique, menant au document à signer. Une fois que le signataire a pris connaissance du document, il peut le signer électroniquement. Dans la plupart des cas, une double authentification de son identité est effectuée en envoyant un SMS ou un email contenant un code unique à indiquer.
Une fois que le document est signé, l’expéditeur en est notifié et peut y avoir accès. La signature électronique ne ressemble pas à une signature manuscrite, il s’agit généralement d’un certificat reprenant le nom de l’éditeur de la signature électronique accompagné du nom du signataire, et parfois la date et l’heure de la signature.
Les enjeux des éditeurs de signature électronique résident dans deux points essentiels :
- L’identification du signataire
- La garantie de l’intégrité du document
L’identification du signataire se fait de différentes manières selon le niveau de signature dont il s’agit.
La garantie de l’intégrité du document a pour but de faire en sorte que le document ne puisse plus être modifié une fois signé. Il s’agit à la fois d’une protection pour le signataire, mais également d’un point essentiel pour l’aspect légal de celle-ci.
Chaque niveau de signature électronique doit garantir cette intégrité.
Que dit la loi ?
Premièrement le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique. Celui-ci établit un cadre réglementaire afin de créer un climat de confiance dans les transactions au sein de l’Union Européenne. Elle s’applique à tous les pays de l’UE. Il s’agit d’un règlement qui permet de créer un cadre exigeant pour les éditeurs de signature électronique.
En plus de ce règlement Européen, le Code Civil français encadre cette pratique et stipule que :
Ainsi, la loi reconnait la signature électronique des contrats, quel qu’en soit le type, tant qu’elle offre la garantie de l’identité du signataire. En d’autres termes, que la signature ne peut pas être effectuée par une personne tierce. A ce titre, la signature électronique permet de conclure des contrats de travail par exemple.
Dès lors que le fournisseur de solution de signature électronique le garantie (généralement par une norme), la signature de n’importe quel contrat sera reconnue légalement.
Même si un contrat stipule qu’une mention manuscrite doit y être rédigée, la signature et la mention électronique peuvent suffire si elles respectent les conditions d’identification du signataire (Art. 1174 Code Civil).
Quels sont les différents niveaux de signature électronique ?
- La signature électronique simple (ou de base)
- La signature électronique avancée
- La signature électronique qualifiée
La signature électronique simple
Elle permet au signataire de signer un document sans processus de vérification de l’identité. Elle doit cependant garantir l’intégrité du document et assure sa non-modification après signature. C’est le cas d’un email par exemple. Une signature simple peut simplement être un nom et un prénom apposé à la fin d’un email.
La signature électronique avancée
Celle-ci doit garantir l’identification formelle du signataire. Pour cela, le fournisseur de signature électronique contrôle l’identité avec une validation à double facteur. Il s’agit généralement d’un SMS envoyé au signataire avec un code. Dès lors, un certificat numérique est créé et est associé au signataire.
Tout comme la signature électronique simple, la signature électronique avancée garantit l’intégrité du document.
La signature électronique qualifiée
C’est le stade le plus avancé de signature électronique. Un rendez-vous en tête à en tête en amont de cette signature permet d’assurer l’identité du signataire. Le signataire se voit remettre une clé cryptographique, il peut s’agir d’une clé USB ou d’un badge par exemple. Cette clé permet d’authentifier avec certitude l’identité du signataire.
Le droit français reconnait les trois niveaux de signature électronique existant. Cependant, là où les signatures électroniques simples et avancées ont une valeur probatoire, la signature électronique qualifiée équivaut à une signature manuscrite et bénéficie d’une présomption de fiabilité.
Quels sont les principaux avantages de la signature électronique ?
Les avantages de la signature électronique sont multiples.
- Gain de temps
L’accès à la signature électronique permet de faciliter le processus de signature. Sans signature électronique le signataire reçoit le document par mail, il doit ensuite l’imprimer, le signer manuellement, le scanner pour enfin le renvoyer à l’expéditeur. La signature électronique permet de simplifier ce processus à une seule étape.
- Plus de flexibilité
Le signataire gagne en flexibilité, il n’a plus à choisir entre se rendre sur place pour signer ou imprimer son document et le scanner. Il peut désormais avoir accès à tout type de contrat à signer depuis n’importe quel appareil, depuis n’importe où. Un point particulièrement utile pour la signature de contrat de travail dans le cadre d’un contrat court qui ne se déroule pas forcément au siège de l’entreprise.
- Facilité de suivi
Du côté employeur, la signature électronique permet d’assurer un suivi des documents. En un coup d’œil, le gestionnaire peut savoir quels documents sont en attente et lesquels sont signés. Aussi, les fournisseurs de signatures électroniques proposent généralement de mettre en place des relances automatiques.
- Process simplifié depuis des sites distants
Une entreprise présente sur différents sites peut avoir accès au même document, en temps réel et dans le même état (signé ou non), sans qu’il n’y ait besoin de l’envoyer physiquement ou numériquement.
- Suppression de l’archivage papier
La signature électronique permet aussi de réduire les documents papiers, tout en permettant l’archivage des documents électroniques, généralement grâce à un outil de GED (Gestion Electronique des Documents). Cet archivage numérique permet également de garantir une sécurité accrue des documents en question. Une copie peut également être déposée auprès de tiers de confiance.
En savoir plus sur les enjeux de la GED
Pour conclure
Ainsi, l’utilisation de la signature électronique couplée à un logiciel SIRH représente un avantage considérable pour les entreprises. Les avantages d’une telle fonctionnalité sont, comme nous l’avons vu, importantes.
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