La validation des notes de frais peut vite devenir un véritable calvaire en entreprise. Justificatifs égarés, non-conformes, méconnaissance de la politique de remboursement de l’entreprise …
Autant de problèmes qui peuvent être réglés avec la mise en place d’un outil de gestion des notes de frais. Et ce, à plusieurs niveaux, tant au moment de la saisie, que de la validation en interne, jusqu’à l’étape finale, le remboursement.
Comment un outil informatique peut vous aider à faciliter la validation des notes de frais ? C’est ce que nous allons voir aujourd’hui.
Sommaire
La saisie des notes de frais
Tout d’abord, la saisie. De nombreuses problématiques sont inhérentes à la saisie même des notes de frais. Les salariés ne connaissent pas les obligations à respecter, les informations à indiquer pour obtenir un remboursement, ni les règles de prise en charge en place dans l’entreprise. Par leur manque d’accessibilité, les notes de service ne sont pas toujours le meilleur moyen de tenir informé les collaborateurs. Un document en ligne, disponible dans l’outil de gestion des notes de frais, consultable à tout moment par le salarié, peut reprendre les règles relatives aux notes de frais. Vous pouvez même les adapter en fonction du profil du salarié.
Le salarié peut ainsi vérifier qu’il les respecte bien avant de déposer ses demandes de remboursement. Mieux, l’interface de saisie le guide, lui indique les informations à renseigner et les contraintes à observer.
Plus simple pour lui, il n’a plus besoin de réfléchir aux éléments à transmettre, mais aussi pour vous ! La standardisation des saisies facilite le contrôle en aval, et permet de gagner un temps précieux sur cette tâche chronophage et peu valorisante.
Enfin, et c’est sans doute ce dernier point qui simplifie la saisie des notes de frais : la prise en charge des justificatifs dématérialisés. Depuis 2017, les justificatifs numériques ont la même valeur probante que leur version papier (art. L.102 B du Livres des procédures fiscales) De quoi faciliter la gestion des notes de frais.
Fini les factures et autres tickets de caisse à trier, rechercher, archiver … Avec la dématérialisation des justificatifs, les salariés peuvent simplement photographier le justificatif et le joindre à leur note de frais.
Côté entreprise, vous facilitez l’archivage et réduisez les délais de remboursement. De quoi ravir les salariés et gagner des points côté marque employeur !
La validation des notes de frais
Un outil de gestion des notes de frais facilite grandement leurs validations en interne. Certains outils permettent de créer des workflows de validation. Le manager en charge du salarié concerné peut par exemple être directement impliqué dans ce process. En effet, lui seul connaît les détails de la mission, les imprévus qui ont pu se produire et engendrer des demandes de notes de frais non prévues initialement. Il est souvent le plus à même de confirmer le bien-fondé de cette demande.
Vous pouvez également soumettre les notes de frais à une double validation, sur des montants plus importants par exemple. Ainsi, le manager d’équipe peut effectuer le premier contrôle puis le responsable de service, ou supérieur hiérarchique, est ensuite en charge de l’accepter définitivement.
Vous pouvez définir des règles de validation et demander automatiquement une double vérification pour les notes de frais dépassant un certain montant défini en interne.
Certains outils, comme Vortys, vont encore plus loin et permettent la validation des notes de frais par événement.
Vortys gère beaucoup de sociétés ayant recours aux contrats courts, tel que dans le secteur de l’événementiel. Dans ce cadre-ci, il est important pour l’entreprise de connaître le coût total généré par l’événement. Dans cette enveloppe de coûts, les notes de frais entre également en compte. Le fait de rattacher les notes de frais à un contrat pour chaque salarié, permet de contrôler cette enveloppe de coûts définie en amont. Ici, la gestion des notes de frais permet à l’entreprise d’aller plus loin et de l’intégrer à sa gestion analytique.
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Le remboursement auprès des salariés
Une fois validées, l’entreprise doit procéder au remboursement des salariés.
Deux solutions existent alors : le virement à date définie ou le règlement via le bulletin de salaire.
L’entreprise peut choisir d’émettre le remboursement dès que les notes de frais sont validées, par lots ou à dates fixes. On effectue alors le remboursement grâce à un virement SEPA. Ici, c’est la rapidité de remboursement des frais auprès des salariés qui est favorisée, gage de sérieux de l’employeur.
Le deuxième choix est le règlement via le bulletin de salaire. Dans ce cas, l’entreprise ajoute au salaire habituel des salariés, le remboursement des frais effectués sur le mois, en bas de bulletin. Pour que cette opération soit possible, il faut qu’il y ait une interaction entre l’outil de gestion des notes de frais et l’outil de paie ou de gestion RH, en charge des contrats de travail notamment.
Avec Vortys, vous pouvez intégrer les notes de frais à l’export des éléments de paie et les transmettre directement au service paie.
Dans les deux cas, les éléments détaillant la saisie des notes de frais sont repris : dates, nature et montant des frais engagés. Cette clarté permet au salarié de suivre facilement les remboursements en cours.
Indirectement, cet outil vous permet de réduire les échanges et éventuelles relances ou réclamations qui surchargent trop souvent les managers et les services RH.
En résumé
En définitive, la mise en place d’une solution dédiée facilite la gestion de vos notes de frais.
Vortys intègre la gestion des notes de frais au sein d’un SIRH complet. Cela permet d’optimiser la gestion des projets et les dépenses de coûts attribués par événements.
L’interface utilisateur leur permet de transmettre efficacement leurs notes de frais. Les salariés ont connaissance des règles de remboursement et peuvent suivre l’avancée de la validation de leurs notes de frais.
Côté employeur, l’utilisation de la gestion des notes de frais par Vortys, vous permet de l’intégrer à votre gestion analytique. Elle vous aide à suivre vos dépenses par budget. Cette organisation permet également l’archivage des notes de frais, obligatoire pendant 6 ans.
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