La gestion des acomptes sur salaire est une tâche importante pour les entreprises. Elle a effectivement un impact direct sur la satisfaction des employés et leur engagement au sein de l’entreprise.
Cependant, il peut être difficile de gérer les acomptes sur salaire de manière efficace surtout pour les plus grandes entreprises.
Mais comment gérer ces demandes d’acomptes ?
Sommaire
Acompte ou avance, quelle différence ?
Tout d’abord, il faut savoir que l’acompte est un droit pour le salarié. En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas refuser le versement d’un acompte à un salarié s’il s’agit de sa première demande mensuelle. On comprend ainsi rapidement que la gestion des acomptes sur salaire devient un réel enjeu. Cependant, s’il s’agit de la deuxième demande mensuelle, il revient à l’employeur de choisir d’accepter ou non cette demande.
L’acompte sur salaire est encadré par la loi et consiste en un paiement anticipé des heures déjà travaillées. Cet acompte ne peut excéder la rémunération du nombre d’heures déjà effectuées.
A la différence de l’acompte, il n’existe pas de loi qui encadre l’avance sur salaire. L’avance sur salaire relève d’un accord amiable entre l’employeur et l’employé. Si l’employé se trouve en difficulté financière, l’employeur peut décider de l’aider en lui versant une certaine somme. Celle-ci sera alors reprise via plusieurs mensualités sur les salaires à venir. Mais l’employeur n’a ici aucune obligation d’accepter cette avance sur salaire.
Gestion de la demande d'acompte
Tous les salariés payés mensuellement peuvent demander un acompte sur salaire, quel que soit le type de contrat. Ainsi, un salarié embauché en CDD, en CDDU ou en CDI pourra demander un acompte sur salaire. Et ce, qu’il s’agisse d’un contrat à temps plein ou d’un contrat en temps partiel.
De même, les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation peuvent également bénéficier de ce droit, étant rémunérés mensuellement.
Le demandeur n’a pas a justifier la raison de la demande à son employeur, celle-ci relevant du cadre personnel.
Dans le cadre de la gestion des acomptes sur salaire, il est préférable, pour le salarié comme pour l’employeur, de conserver une trace écrite de la demande. Tout comme l’acceptation ou le refus (s’il ne s’agit pas de la première demande mensuelle du salarié) de cette demande.
Des solutions, tel que Vortys, permettent de mettre en place un flux de demandes entre les deux parties. Le salarié effectue sa demande via son espace personnel et la transmet directement au service des ressources humaines pour valider sa requête, ou émettre une objection.
Calcul du montant de l’acompte
Le principe même de l’acompte est de permettre au salarié de bénéficier de la rémunération correspondant au travail qu’il a déjà effectué dans le mois.
Ainsi, si le salarié fait une demande d’acompte après une semaine de travail, l’employeur pourra lui verser la rémunération correspondant aux 5 jours travaillés.
La gestion des acomptes sur salaire comprend également le calcul du montant d’acompte maximal qui peut être versé au salarié. En effet, le calcul de la rémunération des heures travaillées se fait au moment de la demande exprimée par le salarié.
Selon l’article L3242-1 du Code du travail, cette demande ne peut pas dépasser 50% du salaire mensuel du salarié. Cependant, l’employeur peut, s’il le veut, verser plus que la moitié du salaire (sous conditions que les heures aient été effectuées), mais il n’en est pas obligé. L’employeur peut refuser la demande d’un salarié de recevoir 60% de son salaire même si les heures ont déjà été effectuées.
Cette particularité vaut hors convention collective plus favorable.
Gestion du versement de l’acompte sur salaire
Il y a différentes manières qui permettent de verser l’acompte sur salaire au collaborateur. L’employeur peut choisir de le verser :
- Par virement directement sur le compte bancaire du salarié
- Par chèque à l’ordre du salarié
- En espèce
Attention cependant, l’employeur peut verser l’acompte sur salaire en espèce, dans la mesure où la somme n’excède pas 1 500€. Au-delà de 1 500€, l’employeur à l’obligation de verser l’acompte par chèque ou par virement.
Gestion des acomptes sur salaire après versement
Enfin, une des dernières étapes de la gestion des acomptes sur salaire, est bien évidemment le traitement en paie.
Les acomptes versés dans le mois sont en effet retranscrits dans le bulletin de salaire en négatif, la somme ayant déjà été perçue.
En cas de plusieurs acomptes sur salaire dans un même mois, il est préférable de les lister séparément pour plus de clarté vis-à-vis du salarié.
Dans ce cas, il est judicieux de faire apparaître dans le libellé de la ligne d’acompte retenue sur le bulletin de salaire la date de versement de l’acompte.
Par exemple :
Acompte versée le jj/mm/aaaa – 350€
Acompte versée le jj/mm/aaaa – 250€
Une interconnexion entre votre outil de gestion d’acompte et votre logiciel de paie est indispensable pour retranscrire correctement les acomptes dans le bulletin de salaire. Avec Vortys, la gestion des acomptes sur salaire est couplée avec votre logiciel de paie et vous assure la prise en compte des acomptes. Les acomptes apparaissent ainsi directement sur le bulletin de salaire.
Conclusion
Aujourd’hui, le bon traitement des acomptes sur salaire est un réel enjeu au sein des entreprises. A l’heure ou la marque employeur prend une place de plus en plus importante, ce type de droit fondamental doit faire l’objet d’une procédure stricte et efficace au sein de l’entreprise.
Vortys met en place la gestion de cette demande au sein de sa solution SIRH. Le salarié peut en effet demander un acompte directement via son espace personnel. L’employeur reçoit alors la demande et peut la valider. Vortys édite ensuite le fichier SEPA.
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