Notre solution en quelques cas pratiques

Sécurisation de vos process rh

En 2009, Vortys a été contacté par un grand groupe de la publicité, afin de résoudre un problème récurrent lié au recrutement au sein de ses différents établissements.

Embauchant de nombreux artistes et techniciens sous le régime de l’intermittence, la rédaction des contrats de travail était un réel enjeu, tant sur le plan juridique que comptable. Pour ce faire, l’entreprise éditait les contrats de travail des intermittents à partir d’un modèle Word. Modèle dont il circulait différentes versions au sein de l’entreprise, sans avoir la maîtrise ni sur le contenu des documents émis, ni sur les collaborateurs qui pouvaient ou non modifier les contrats.

Face à cette situation, la direction des ressources humaines souhaitait à la fois sécuriser le processus de création des contrats de travail en uniformisants les documents, et automatiser le traitement des paies qui en découlaient.

En utilisant la solution Vortys, l’entreprise a ainsi pu mettre en place des modèles de contrats de travail prédéfini, tout en veillant à l’application des clauses particulières selon les règles du groupe. Les contrats ont ainsi été unifiés. De plus, l’utilisation de Vortys a permis d’apporter un contrôle sur les libellés d’emplois utilisés, conforme à ceux imposés par l’Annexe 8 de Pôle Emploi.

La mise en paiement des contrats réalisés a également pu être automatisée. Vortys déclenche ainsi les rubriques de cachets et de nombre d’heures attendues selon les particularités de l’emploi de chaque contrat, qu’il s’agisse d’artistes, de réalisateurs ou de techniciens.

En faisant appel à Vortys, ce grand groupe a ainsi pu résoudre ses problèmes d’automatisation des processus RH. Après plus de 12 ans de collaboration, Vortys continue de répondre au besoin de ce grand groupe en s’adaptant à chaque nouvelle demande exprimée.

Accompagnement & Flexibilité

Vortys est avant tout votre solution, pratique au quotidien pour répondre aux problématiques de chaque instant.  

Besoin d’appeler un salarié pour lui proposer une mission ? Vous retrouvez ses coordonnées en un clic.  

Editer son nouveau contrat ? 3 minutes suffisent pour créer un nouveau contrat de A à Z et seulement quelques secondes par duplication.  

Valider ses éléments à payer ? Un jeu d’enfant ; sélectionnez uniquement les contrats à prendre en compte.   

Vous vous êtes trompé ? Vortys permet les retours en arrières et les modifications contrôlées.  

Adapté aux métiers comme le vôtre où l’urgence est la norme, Vortys simplifie vos actions de tous les jours :  récupérer le nouveau RIB d’un collaborateur, lui transmettre ses contrats à signer numériquement, s’assurer du suivi d’une opération etc. Tout est fait pour faciliter votre activité en automatisant les tâches chronophages ( DPAE, contrats, relances), dans le but de mettre en avant et de valoriser votre savoir-faire. 

Vous vous affranchissez des lourdeurs administratives. Vous vous concentrez sur les plus-values de vos compétences.   

Vortys devient votre allié pour agir et réagir aux imprévus inhérents à votre activité (changements de lieu, d’horaires, de modalités de dernière minute) tout en vous assurant de respecter les impératifs légaux. Vortys vous guide et vous alerte : rémunération minimale, emplois autorisés, contrats sur mêmes dates … Vous gardez le contrôle et votre liberté d’actions dans vos choix. 

Réduction des coûts

Confrontée à une activité en forte progression suite à une croissance externe, la DAF d’une entreprise de location de matériel et de prestations audiovisuelles a sollicité Vortys pour moderniser ses process de gestion d’activités. 

Initialement, l’ensemble des besoins en personnels intermittents était géré à travers un classeur MS Excel. Dans celui-ci, les responsables d’affaires renseignaient ligne par ligne les salariés occasionnels qu’ils affectaient aux différentes opérations auxquelles ils devaient répondre : salons, évènements, manifestations ponctuelles ou récurrentes. 

Outre les coordonnées des salariés à embaucher, ce classeur MS Excel reprenait leurs horaires et lieux d’interventions, et les détails du dossier auquel ces embauches étaient rattachées. 

Chaque fin de journée, les responsables d’affaires devaient marquer d’une couleur particulière les personnels confirmés, pour qu’une personne du service RH les repère, et émette pour chacun d’eux la DPAE et prépare leur contrat de travail. 

Ce classeur, placé sur le réseau interne de l’entreprise n’était accessible en modification que par une personne à la fois. Les responsables d’affaires se plaignaient régulièrement du manque d’accessibilité de ce support. Présents sur différents sites en régions, les difficultés étaient accrues pour les personnels des sites éloignés du siège basé en région parisienne. 

Enfin, en fin de mois, le classeur Excel remanié au fil des jours, était repris par le service RH, en tenant compte des annotations relatives aux ajouts horaires et aux changements et annulations, pour établir les paies des personnels intermittents avec les difficultés que l’on imagine. 

Avec la mise en place de Vortys, c’est une véritable révolution qui s’est opérée dans l’entreprise. 

D’abord, les données des salariés intermittents reprises des historiques de paie ont été consolidées et rendues accessibles pour chacun des responsables d’affaires, quelle que soit sa situation géographique. La disponibilité de l’accès à Vortys a libéré le flux de saisie, et a permis une visibilité du planning en temps réel. L’émission automatique des DPAE a soulagé le service de cette contrainte administrative sans valeur ajoutée, tout en s’assurant de son exécution. Une fois le recrutement des personnels validé, leurs contrats de travail leur sont désormais envoyés automatiquement par e-mail pour signature électronique. Cela a ainsi permis de gagner en sécurisation juridique vis-à-vis du suivi des personnels embauchés. Enfin, une fois définies les quelques règles d’indemnisation notamment en ce qui concerne l’attribution des paniers repas, le traitement de la paie a été fluidifiée. Pour plus de 100 salariés intermittents chaque mois, ce traitement est désormais réalisé en quelques heures seulement, qui plus est en déchargeant complètement le service RH. 

Pour aller plus loin encore, dans un second temps, cette entreprise a choisi de mettre en place l’ »Accès salarié” de Vortys. Lors du recrutement de nouveaux salariés, plus aucune information personnelle n’est saisie par les responsables d’affaires. Seuls le nom, prénom, n° de portable et e-mail du nouveau salarié est indiqué. Le salarié est ensuite invité à s’inscrire sur Vortys pour compléter son profil : état civil, adresse et coordonnées bancaire ; qui mieux que le salarié lui-même est à même de renseigner ses informations ? Une fois leurs données acceptées par l’entreprise, ces nouveaux collaborateurs sont rendus disponibles aux chargés d’affaires qui peuvent les affecter à leurs opérations. 

Du fait de son fonctionnement basé sur Internet, aucune installation matérielle n’a été nécessaire. Chaque responsable d’affaire s’est vu attribué son compte Vortys et accède aux données en rapport avec son périmètre : un découpage géographique des opérations menées a en effet été mis en place et permet d’assurer un suivi analytique par site. D’une prise en main évidente, une simple session d’une demi-journée à suffit pour former les responsables d’affaire à leur nouvel outil de production Vortys. 

Aujourd’hui encore, les utilisateurs échangent régulièrement sur leurs besoins complémentaires. Le plus souvent, les nombreuses fonctionnalités existantes de Vortys permettent d’y répondre rapidement. Autrement, leurs demandes viennent enrichir les axes d’amélioration de la solution Vortys. Chacun peut ainsi contribuer à l’évolution des process et méthodes pour gagner en souplesse et en productivité, selon les axes validés par l’entreprise.