Cas pratiques

Notre solution en quelques cas pratiques

Sécurisation de vos process rh

En 2009, Vortys a été contacté par un grand groupe de la publicité, afin de résoudre un problème récurrent lié au recrutement au sein de ses différents établissements.

Embauchant de nombreux artistes et techniciens sous le régime de l’intermittence, la rédaction des contrats de travail était un réel enjeu, tant sur le plan juridique que comptable. Pour ce faire, l’entreprise éditait les contrats de travail des intermittents à partir d’un modèle Word. Modèle dont il circulait différentes versions au sein de l’entreprise, sans avoir la maîtrise ni sur le contenu des documents émis, ni sur les collaborateurs qui pouvaient ou non modifier les contrats.

Face à cette situation, la direction des ressources humaines souhaitait à la fois sécuriser le processus de création des contrats de travail en uniformisants les documents, et automatiser le traitement des paies qui en découlaient.

En utilisant la solution Vortys, l’entreprise a ainsi pu mettre en place des modèles de contrats de travail prédéfini, tout en veillant à l’application des clauses particulières selon les règles du groupe. Les contrats ont ainsi été unifiés. De plus, l’utilisation de Vortys a permis d’apporter un contrôle sur les libellés d’emplois utilisés, conforme à ceux imposés par l’Annexe 8 de Pôle Emploi.

La mise en paiement des contrats réalisés a également pu être automatisée. Vortys déclenche ainsi les rubriques de cachets et de nombre d’heures attendues selon les particularités de l’emploi de chaque contrat, qu’il s’agisse d’artistes, de réalisateurs ou de techniciens.

En faisant appel à Vortys, ce grand groupe a ainsi pu résoudre ses problèmes d’automatisation des processus RH. Après plus de 12 ans de collaboration, Vortys continue de répondre au besoin de ce grand groupe en s’adaptant à chaque nouvelle demande exprimée.

Accompagnement & Flexibilité

Vortys est avant tout votre solution, pratique au quotidien pour répondre aux problématiques de chaque instant.  

Besoin d’appeler un salarié pour lui proposer une mission ? Vous retrouvez ses coordonnées en un clic.  

Editer son nouveau contrat ? 3 minutes suffisent pour créer un nouveau contrat de A à Z et seulement quelques secondes par duplication.  

Valider ses éléments à payer ? Un jeu d’enfant ; sélectionnez uniquement les contrats à prendre en compte.   

Vous vous êtes trompé ? Vortys permet les retours en arrières et les modifications contrôlées.  

Adapté aux métiers comme le vôtre où l’urgence est la norme, Vortys simplifie vos actions de tous les jours :  récupérer le nouveau RIB d’un collaborateur, lui transmettre ses contrats à signer numériquement, s’assurer du suivi d’une opération etc. Tout est fait pour faciliter votre activité en automatisant les tâches chronophages ( DPAE, contrats, relances), dans le but de mettre en avant et de valoriser votre savoir-faire. 

Vous vous affranchissez des lourdeurs administratives. Vous vous concentrez sur les plus-values de vos compétences.   

Vortys devient votre allié pour agir et réagir aux imprévus inhérents à votre activité (changements de lieu, d’horaires, de modalités de dernière minute) tout en vous assurant de respecter les impératifs légaux. Vortys vous guide et vous alerte : rémunération minimale, emplois autorisés, contrats sur mêmes dates … Vous gardez le contrôle et votre liberté d’actions dans vos choix. 

Réduction des coûts

Confrontée à une activité en forte progression suite à une croissance externe, la DAF d’une entreprise de location de matériel et de prestations audiovisuelles a sollicité Vortys pour moderniser ses process de gestion d’activités.  Jusqu’alors, les coordonnées des salariés occasionnels, leurs horaires et lieux d’interventions, et les détails du dossier étaient renseignés dans un classeur Excel. Les opérationnels saisissaient les DPAE et les contrats des personnes confirmées à partir de ces éléments. Partagé sur le réseau de l’entreprise, l’utilisation de ce classeur était soumise aux contraintes d’accès, notamment pour le personnel des sites éloignés géographiquement du siège. Les données du classeur étaient finalement reprises manuellement en fin de mois pour permettre d’établir les paies.  Ce processus conduisait à une perte de temps ainsi qu’un risque d’erreur important dû aux nombreuses modifications apportées et la multiplication des intervenants. 
  • Avec la mise en place de Vortys, c’est une véritable révolution qui s’est opérée dans l’entreprise. 
  • Les données des salariés intermittents, reprises des historiques de paie, sont consolidées. 
  • Les responsables d’affaires bénéficient d’une visibilité sur le planning mis à jour en temps réel. 
  • La disponibilité de l’accès à Vortys libère le flux de saisie. 
  • Les DPAE sont entièrement automatisées. 
  • L’émission automatique des contrats et leurs envois par e-mail aux salariés ont permis une sécurisation juridique vis-à-vis des embauches. 
  • La prise en compte des règles de gestion a rendu possible la préparation des paies de plus de 100 salariés, en quelques heures seulement à la fin du mois. 
  • Pour toutes ces raisons, le service RH s’est vu complétement déchargé de taches chronophages. 
Dans un deuxième temps, l’entreprise a choisi de mettre en place l’ « Accès salariés » de Vortys. Cette nouvelle étape a ouvert la voie à de nouvelles simplifications de collecte et de validation de données : 
  • Les salariés sont invités à renseigner eux-mêmes leurs données personnelles – identité, coordonnées postales et bancaires – avec contrôles de saisies intégrés. 
  • Une fois validées par les opérationnels, les nouveaux salariés sont disponibles pour être affectées sur les opérations et campagnes à pourvoir en personnel. 
  • La saisie des demandes de remboursement de notes de frais et leur acceptation ont été dématérialisées 
De plus, un découpage analytique par site d’embauche a été mis en place pour assurer un suivi des coûts de personnels occasionnels.  D’une prise en main évidente, une simple session d’une demi-journée à suffit pour former les responsables d’affaires à leur nouvel outil de production Vortys.  Aujourd’hui encore, les utilisateurs échangent régulièrement sur leurs besoins complémentaires. Le plus souvent, les nombreuses fonctionnalités existantes de Vortys permettent d’y répondre rapidement.   Autrement, leurs demandes viennent enrichir la solution Vortys. Chacun peut ainsi contribuer à lévolution des process et méthodes pour gagner en souplesse et en productivité, selon les sujets validés par l’entreprise.